'Welcome Back' adalah istilah yang tepat setelah cukup lama vakum dari salah satu habit favorit saya yaitu menulis postingan di website ini
Today, saya akan bercerita tentang salah satu pengalaman luar biasa tentang "Short Project" yang saya terima dan lakukan selama kurang lebih 3 bulan & masih terus berlangsung sampai hari ini
Saya memutuskan WAJIB menulis postingan ini walaupun memakan waktu yang tidak sedikit, karena saya yakin teman - teman akan memperoleh banyak sekali manfaat & value dari cerita saya kali ini
Lets Begin The Exciting Journey 😉
Jadi di awal Desember 2023, saya mendadak dihubungi oleh salah satu digital marketing agency (saya tidak akan sebutkan nama / brand disini) dimana owner dari agency ini meminta saya untuk datang ke kantor mereka (ownernya adalah pasangan suami istri, dan saya memanggilnya koko & cici)
Singkat cerita, keesokan harinya saya datang dan mereka bercerita panjang lebar tentang situasi saat itu yang dapat saya katakan tidak kondusif dimana separuh dari team advertisingnya (3 dari 5 orang) akan keluar dalam waktu 2 minggu kedepan & belum ada penggantinya (terkesan dadakan), leader dari team advertisingnya (divisi advertising) sudah keluar dari sebulan yang lalu & leader dari team strategist (divisi strategist) nya juga akan keluar dalam 2 minggu kedepan
Agar lebih paham konteksnya, saya jelaskan sedikit bahwa didalam agency tsb terdapat banyak divisi, dan 2 divisi diantaranya adl:
1. Divisi Advertising: adalah divisi yang bertanggung jawab memasang & menjalankan campaign iklan digital, seperti google ad, youtube ad, meta ad, tiktok ad & marketplace ad
2. Divisi Strategist: adalah divisi yang bertanggung jawab membuat pitching deck berupa presentasi strategi digital marketing (bisa terdiri dari 50 - 100 slides ppt bergantung dari level kompleksitas klien) untuk calon klien & juga klien, serta melakukan monitoring rutin terhadap hasil / progress dari strategi yang mereka rancangkan dan terapkan untuk klien
Situasi saat itu bisa dikatakan "Messy", karena separuh dari team advertising nya keluar, lead dari team advertisingnya keluar, dan lead dari team strategistnya juga keluar, sehingga 2 divisi ini seperti mengalami "kerontokan" anggota yang cukup signifikan & saya diminta tolong untuk mengatasi "kerontokan" ini dengan keterbatasan waktu & energi yang saya miliki saat itu (karena di saat bersamaan, saya personal sedang manage digital marketing untuk 2 klien saya)
Setelah meeting yg berlangsung alot, saya putuskan untuk mengambil peran & tanggung jawab tsb dengan catatan besar bahwa banyak sekali keterbatasan untuk mengatasi situasi yg komplex tsb
Karena mereka paham & telah percaya dengan kapasitas saya (2 tahun lalu saya pernah bekerja bersama & membantu di agency ini selama 1 thn bersama mereka), maka saya putuskan mengalokasikan 3 hari dalam seminggu, datang ke kantor agency untuk membereskan situasi tsb (di dalam otak saya, saya tahu persis bahwa momen ini akan menjadi very messy, but at the same time it is a "great challanges" when we have the right perspective, so let see what can happened)
Momen akhir tahun yg awalnya saya berpikir untuk bisa menikmati liburan akhir tahun, menjadi sebuah momen luar biasa yang berhasil meningkatkan "brain muscle" saya secara signifikan, hanya dalam 3 bulan (amazing 3 months)
DAY 1:
Hari yang tidak akan pernah terlupakan, karena di hari inilah saya melihat lebih jelas dan lengkap, semua fakta - fakta yang perlu dibereskan & ternyata sangat teramat banyak sekali hehe... diantaranya adalah bahwa:
- 1 Advertiser disana, saat itu menghandle rata - rata 8 - 10 campaign iklan klien, dan 3 senior advertiser (sudah bekerja 2 tahun) dari 5 advertiser akan keluar, artinya ada 24 - 30 campaign iklan klien akan dipindahkan ke 2 advertiser saja, dimana tiap advertiser tsb saat ini saja sudah menghandle 8 - 10 klien.
Artinya 2 advertiser yang ada saat itu, harus memegang kurang lebih 40 campaign iklan klien, selama advertiser baru belum masuk (sembari dicari oleh HRD)
- Ada 2 Strategist, dimana 1 strategist menghandle 10 - 20 klien
- Knowledge, experience & skill dari 2 advertiser tsb, masih tergolong hijau, karena rata2 mereka berusia 24 - 28 tahun
- Yang menjadi tantangan terbesar adalah Gap Komunikasi yang teramat lebar antara tiap orang yang bekerja di 2 divisi tsb.
Miskomunikasi ini menjadi PR paling besar saya di agency ini, karena hampir semua persoalan yang muncul disana, ketika ditarik akar penyebabnya adalah miskom / komunikasi yang tidak berjalan harmonis antar team
Dan miskomunikasi ini (ketika saya mencari akar penyebabnya) dapat terjadi dikarenakan 2 hal, yaitu:
1. Mindset yang tidak tepat dalam memandang suatu kejadian
2. Tidak adanya SOP yang rapi & jelas, untuk mengatur flow / prosedur yg seharusnya dijalani
- Dan fakta terakhir adalah banyaknya komplain yang masuk terus menerus dari sisi klien terhadap performa campaign iklan yang kita jalankan.
Hal ini tidak mengherankan dikarenakan overwhelm advertiser yang tidak mungkin bisa handle puluhan klien secara bersamaan & juga tidak adanya SOP yang rapi & jelas, serta faktor paling utamanya adalah mindset yang keliru
2 Minggu pertama saya disana, kerjaan saya setiap hari hanyalah menerima & mengamati komplainan yang masuk tentang performa campaign iklan klien terus - menerus, sembari berusaha untuk menjelaskannya kepada AE (team sales yang berhubungan langsung dengan klien) & klien, sesuai dengan kapasitas saya
Terus terang, 2 minggu saya disana stress level saya naik eksponensial, tanpa bisa dibendung, hehe..
Untungnya saya hanya masuk 3 hari dalam seminggu, itupun stress level saya meningkat tinggi sampai di satu momen (bulan Februari 2024) dimana saya sudah datang & harus balik pulang karena kepala saya mendadak nyut - nyut an & sampai di rumah saya sampai mual & muntah berkali - kali
Keesokan malamnya saya periksa ke dokter, dan ketika dicek tensinya, tekanan darah saya 210 / 110, hahaha... (i am not kidding), dokter langsung melarang saya bekerja dan akhirnya saya putuskan rehat 1 minggu total, tanpa sentuh pekerjaan sama sekali dan hasilnya tekanan darah saya kembali turun ke 130 / 90 (what a fantastic journey)
Saya menulis postingan ini di tengah bulan Maret 2024, artinya sudah berjalan memasuki bulan ke 4 saya di agency tsb dan sudah cukup banyak perubahan yang terjadi disana selama 3 bulan terakhir sejak saya join
Per hari ini, situasi disana kurang lebih seperti ini:
- Jumlah advertiser disana sudah berjumlah 7 advertiser dimana rata2 tiap advertiser menghandle 7 - 10 campaign iklan klien
- Tingkat & frekuensi komplainan klien menurun jauh dibandingkan saat pertama saya join
Melihat progress yang positif tsb, saya mengamati bahwa cara - cara yang saya terapkan ternyata berdampak positif untuk progress agency tsb
Hal inilah yang membuat saya terdorong untuk sharing kepada teman -teman melalui website ini, agar teman - teman yang membacanya jg bisa mendapatkan value / manfaat dari apa yg saya sharingkan,
Untuk kemudian dapat diterapkan di usaha atau pekerjaan teman - teman, karena saya perhatikan pembelajaran yang saya dapatkan selama 3 bulan berkontribusi di agency tsb, sangat dapat diterapkan di bidang apapun usaha dan pekerjaan Anda, dimana berujung kepada 2 hal fundamental, yaitu personal development & SOP
Di postingan selanjutnya, saya akan jelaskan semua langkah - langkah besar & prioritas yang saya lakukan secara strategic untuk membereskan semua persoalan yang terjadi diatas, sehingga memberikan dampak positif yang cukup signifikan dalam waktu relatif singkat